Vous souhaitez assainir vos dépenses professionnelles et pour ce faire, économisez sur les notes de frais de vos salariés. Pensez donc à adopter de nouvelles démarches efficaces et faciles à mettre en place. Elles vous permettront de passer expert dans l’art de la gestion et l’optimisation des dépenses professionnelles.
Tour d’horizon sur les différents procédés qui garantissent alors d’économiser sur les notes de frais professionnels.
Fixer des limites pour chaque type de dépense
Une bonne gestion des notes de frais pour une entreprise implique que cette dernière définisse pour chaque type de dépenses engagées un plafond à ne pas excéder. Les dépenses concernées sont entre autres les frais :
de transports ;
les frais de restauration ;
d’hébergement,
pour les fournitures, etc.
Fixer un plafond favorise donc un meilleur suivi des notes de frais professionnels et permet de mieux les contrôler. Par ailleurs, pour anticiper cette démarche, l’Urssaf a déjà mis en place des réglementations qui autorisent l’employeur à requalifier les frais si ceux-ci dépassent les seuils instaurés. Toutefois, il est encore possible pour l’entreprise, et ce, dans un cadre légal de fixer ses propres marges.
Que faire pour rester sous la limitation ?
Pour rester dans la limite des dépenses professionnelles, les salariés sont amenés à adopter des alternatives moins coûteuses pour différentes missions. Cela étant, prendre un repas dans le cadre professionnel, mais dans un restaurant haut de gamme est une mauvaise idée.
Nous recommandons donc d’éviter ce cas de figure. Aussi, ceux qui effectuent régulièrement des vols professionnels internationaux doivent se déplacer avec des moyens économiques. Tout comme les frais de transport trop élevés, nous encourageons aussi des lieux d’hébergement de moyen standing.
Économiser sur les notes de frais professionnels : les techniques supplémentaires à mettre en place
Depuis près de cinq ans, les reçus et factures numériques peuvent servir de justificatifs au même titre que les documents en papier. Toutefois, l’administration exige certaines conditions notamment la garantie d’authenticité des pièces numériques et un archivage sécurisé sur 6 années.
À ce titre, l’entreprise qui opte pour une dématérialisation de la gestion des notes de frais gagne du temps pour réaliser une tâche reconnue comme ayant une faible valeur ajoutée. Aussi, la dématérialisation réduit les cas de fraudes et donne un coup de projecteurs sur les dépenses professionnelles des salariés. Aussi, l’accessibilité à distance et la praticité qu’offre cette démarche sont autant d’avantages qui en font une alternative très efficace.
Outre cette démarche, nous vous recommandons de mettre en place les procédés qui suivent pour mieux contrôler les dépenses professionnelles.
Anticipation des frais de note professionnels ;
Mise en place d’une technique de récupération de la TVA sur les différents frais ;
Simplification du circuit de validation ;
Utilisation d’un système de paiement adapté ;
Toutes ces opérations garantissent d’assainir la gestion des dépenses professionnelles et d’y voir beaucoup plus clair. Aussi, nous vous recommandons le traitement au fur et à mesure des notes de frais pour vous assurer de leur conformité.
En effet, laisser entasser la vérification des dépenses professionnelles vous expose à essuyer des cas de fraudes qui s’accumuleront à long terme. Alors qu’une réaction rapide décourage les éventuels récidivistes. Enfin, il est possible d’externaliser le processus. En effet, déléguer cette tâche permet d’avoir un résultat beaucoup plus impartial.
